De Belgische coöperatie van groente- en fruittelers BelOrta maakt zich klaar voor de toekomst. Daarom vroeg het aan Enginity om hun interne processen in kaart te brengen en hun IT-omgeving tegen het licht te houden.

Toen Tim Van Caeyzeele als kersvers Head of IT bij BelOrta de vraag kreeg een nieuw ERP-systeem te zoeken, had hij een beter idee. De ambities van de coöperatie groeien even smakelijk als de groenten en fruit die er dagelijks geveild worden. Wat als BelOrta met dit project de eerste concrete stappen kan zetten om deze ambities waar te maken?

Hij vatte de uitdaging gevat samen in één centrale vraagstelling:

“Hoe kunnen we BelOrta samen future-proof maken?”

Daarom gaat BelOrta op zoek naar een IT-omgeving die in staat is mee te groeien met hun ambities. Tim Van Caeyzeele gelooft niet in blinde keuzes maken en gaat er niet vanuit dat nieuw altijd beter is. Daarom zocht hij een technologie-onafhankelijke partner die:

  1. Hun hele proces onder de loep nam en concrete adviezen kon formuleren,
  2. Inbreng van alle gebruikers binnen de organisatie kon verzamelen en toepassen,
  3. Hun bestaande omgeving INCA tegen het licht kon houden in het kader van de noden van de organisatie én actuele IT-trends,
  4. Hen kon begeleiden in de selectie van nieuwe technologieën.
“We zochten naar een partij met dezelfde hands-on mentaliteit als BelOrta. Wij zijn een organisatie van doeners en vervallen liever niet in al te veel theoretische modellen. “Daarom sprak Enginity ons meteen aan. Het traject dat zij voorstelden beloofde niet alleen snel resultaat te boeken, het berustte ook op een hands-on aanpak en concrete acties op de werkvloer. We voelden dus al snel een klik."

Onze aanpak

BelOrta timmert aan een weg naar de toekomst. Een toekomst die door de hele organisatie gedragen wordt en waar iedereen binnen het bedrijf baat bij heeft. Om deze uitdaging aan te gaan, sloegen we, als Enginity, de handen in elkaar met THINK With People, Laurion, P41 en AMOTEK Technologies.

Samen bouwden we een innovatietraject op dat zowel top-down als bottom-up werkte. Dit traject steunde op vijf pijlers:

  1. Strategie
  2. Procesanalyse
  3. Technologie en IT-infrastructuur
  4. Bottom-up ideation
  5. Inspiratie

THINK With People legde zich toe op strategie, bottom-up ideation en inspiratie. Samen met Laurion, P41 en AMOTEK Technologies bogen wij ons over het technologie-vraagstuk. Met onze kennis en expertise gebundeld, stippelden we een way forward uit op maat van BelOrta.

Culture of innovation

Nieuwe technologieën en procesoptimalisaties durven wel eens bedreigend in de oren te klinken voor arbeiders die al jaar en dag een vertrouwde routine aanhouden. Daarom focuste THINK With People zich na een initiële strategie-oefening met het management op het betrekken van alle BelOrta-medewerkers.

De interne campagne BelOrta Future-Proof brak het ijs en nodigde werknemers uit om mee te bouwen aan het BelOrta van morgen. Het was een oproep om actief na te denken over hoe we hun alledaagse processen kunnen verbeteren en optimaliseren met nieuwe technologieën. Hun ideeën verzamelden we in fysieke ideeënbussen in de kantines en op het idea management platform Yambla.

“BelOrta Future-Proof heeft werkelijk een culture of innovation gecreëerd binnen de organisatie,” vertelt een zeer tevreden Tim Van Caeyzeele. “De collega’s zijn er echt mee bezig en blijven betrokken bij alle verbeteringen. Geregeld wordt er gevraagd naar een specifiek idee en of we er al mee aan de slag zijn gegaan. Het fijne is dat ik nu steeds vaker kan meedelen dat we iets gerealiseerd hebben op basis van een voorstel van een collega. Dit gaat zelfs tot buiten de grenzen van het IT-project, binnen bijvoorbeeld onze personeelsdienst.”

Benieuwd hoe THINK With People met dit aspect van het project zo een glansrijk resultaat wist te behalen? Je leest er alles over op hun blog.

Enginity Case Belorta

Procesanalyse gedreven door Makigami

De BelOrta Future-Proof campagne was ook een mooie introductie voor twee van onze procesingenieurs. Over een periode van drie maanden kon je hen geregeld spotten op één van de BelOrta-sites in Sint-Katelijne Waver, Zellik en Borgloon. Zij gingen er op zoek naar input van de medewerkers op de werkvloer om een zo accuraat mogelijk beeld van de interne processen bij BelOrta te vormen.

Van het aanleveren van de producten, over de veiling, tot het klaarzetten en inladen in de vrachtwagens van de klanten. Bij BelOrta is er op de werkvloer niet veel tijd om stil te staan. Alle producten die op de sites arriveren, worden diezelfde dag nog bij hun klanten verwacht.

Daarom maakten we goede afspraken en hielden we rekening met de hoge tijdsdruk die er binnen de organisatie heerst. Samen met de teams binnen iedere afdeling selecteerden we enkele collega’s voor interviews. We deden rondgangen en noteerden wat ons daarin opviel. Als iets niet meteen duidelijk was tijdens zo een rondgang, stelden we enkele follow-up vragen tijdens de interviews zodat we niks over het hoofd zagen. Op deze manier konden we ieder proces op grote rollen bruin papier in kaart brengen aan de hand van de Makigami-werkwijze.

“Hier en daar werd eerst misschien gedacht dat de procesingenieurs individuele werknemers gingen beoordelen,” herinnert Tim Van Caeyzeele zich. “Het werd echter al snel duidelijk dat door de interviews met hen een hoop nieuwe inzichten naar boven kwamen over hoe we nog optimaler kunnen werken en waar technologieën ons kunnen aanvullen in onze dagdagelijkse taken.”

Op basis van de interviews en rondgangen kregen we een hoop waardevolle informatie:

  • Zo zagen we welke inputs en outputs er gebeuren in iedere stap van een proces,
  • Welke mogelijke fouten in het proces kunnen sluipen die uiteindelijk zelfs voor dubbel werk kunnen zorgen,
  • Een minimum en maximum doorlooptijd van het hele proces,
  • Welke technologische touchpoints er aan bod komen en wat die inhouden.

Met analyses zoals een functional value map - waarin de kost van ieder aspect binnen een proces wordt afgewogen tegen de tijd die er naartoe gaat - kunnen we meteen zien waar BelOrta de meeste marge heeft om specifieke aspecten te optimaliseren. Ons parametermodel brengt dan weer alle parameters in kaart die bijdragen tot het succes van de organisatie. Dit gaat van machineinstellingen zoals de temperatuur van een koelcel, tot het invoeren van een klantennummer in het ERP. Op basis van onze interviews konden we ook heel wat nieuwe parameters bepalen die voorheen onbewust door medewerkers bij het proces werden betrokken, zoals bijvoorbeeld weersvoorspellingen. Daarnaast konden we pinpointen welke parameters overbodig waren en geëlimineerd konden worden.

Aanvullend deden we een documenten oefening. Daarin werd gekeken naar alle documenten die er binnen een proces gemaakt of gebruikt worden en waar deze zich bevinden. Zo weten we welke documenten er in het huidige ERP-systeem zitten en welke extern worden opgemaakt, bijvoorbeeld in Microsoft Excel.

Tim van Caeyzeele was aan het eind van de procesanalyse onder de indruk van het werk dat de procesingenieurs verzet hadden: “Op enkele weken tijd hadden deze ingenieurs soms zelfs nog een beter begrip van de organisatie dan werknemers die hier al jarenlang rondlopen. Het was knap om te zien hoeveel gedetailleerde informatie ze wisten vast te leggen.”


Enginity Case Belorta Flow

ERP-analyse

Met de inzichten van de procesanalyse, het parametermodel en de documentenoefening onder de arm, konden we een concrete lijst requirements bepalen voor een ERP-pakket bij BelOrta. Samen met AMOTEK Technologies en Laurion lichtten we de bestaande INCA-omgeving door en zochten we naar veelbelovende alternatieven.

We identificeerden een reeks opties om INCA te optimaliseren, zodat de nood voor een nieuw ERP-systeem minder prangend werd. Op deze manier kan BelOrta geleidelijk aan de eerste stappen zetten naar een meer future-proof werking zonder in hoog tempo een nieuwe oplossing te moeten zoeken en implementeren.

Door de steeds veranderende verwachtingen van klanten en consumenten heeft BelOrta echter steeds vaker nood aan functionaliteiten waar INCA initieel niet voor ontwikkeld werd. Daarom gingen we ook op zoek naar relevante technologie-alternatieven waarmee BelOrta een nieuw ERP kan bouwen dat sterker inzet op zaken zoals business intelligence.

“Wat ik fantastisch vind aan de adviezen, is dat ze steeds zeer objectief zijn. Bij ieder voorstel krijg ik duidelijke pro’s en con’s die gekaderd zijn binnen de dagdagelijkse werking van BelOrta. Die kennis sterkt me in het selecteren van de juiste oplossing aan het eind van de rit,” concludeert Tim Van Caeyzeele.

Resultaat

De stip aan de horizon is om BelOrta samen helemaal future-proof te maken. Deze samenwerking tussen Enginity, THINK With People, P41, AMOTEK Technologies en Laurion resulteerde in de juiste mindset, cultuur, handvaten en adviezen om van dat mooie doel een realiteit te maken.

Met een compleet overzicht van hun interne processen, potentiële knelpunten en de nodige parameters voor een optimale werking, kan BelOrta nu weloverwogen technologiekeuzes maken.

Ons concreet advies geeft duidelijk aan met welke technologieën BelOrta hun volgende ERP-pakket kan opbouwen en wat de voor- en nadelen van die uiteenlopende pistes zijn. Daarnaast beschikt BelOrta nu ook over verschillende scenario’s en adviezen waarin ze hun huidige ERP-systeem INCA meer toekomstbestendig kunnen maken. Zo kunnen ze concrete stappen zetten naar een future-proof organisatie. Stappen waarin we steeds zullen klaarstaan om hen waar nodig verder te assisteren.

Tim Van Caeyzeele: “Het mooiste resultaat voor mij is dat we nu een culture of innovation hebben gecreëerd binnen de organisatie. Daarnaast kunnen we hands-on aan de slag met enkele quick wins binnen onze huidige IT-omgeving én hebben we een goede leidraad om toekomstige technologieën mee te selecteren.”
case
Belorta

Deze website maakt gebruik van cookies om ervoor te zorgen dat u de beste surfervaring op onze website krijgt. Meer info